Si no revisas estos 7 números cada semana, tu despacho va a ciegas
Gestionar un despacho de ~50 personas sin un ritual semanal de control es como conducir mirando solo el retrovisor… y de vez en cuando. No necesitas “un BI corporativo de multinacional”. Necesitas un cuadro de mando mínimo que te diga, cada semana, si el despacho está sano o si se está financiando a sus clientes sin darse cuenta.
TL;DR para socios
- Si no miras cobrado vs facturado cada semana, la rentabilidad es un espejismo.
- Tu primer dashboard en Power BI no debe tener 30 gráficos: 1 página + 7 KPIs.
- La “cobrabilidad” no es contabilidad: es disciplina de seguimiento (y un par de alarmas bien puestas).
- La previsión útil se construye desde propuestas cerradas (y se compara con lo que realmente entra en banco).
- Da igual el ERP: el dato que manda para control semanal es banco + facturación emitida (y su conciliación).
El ritual semanal del gerente: 30 minutos para que “todo funcione”
El objetivo no es hacer reporting. Es responder 4 preguntas, rápido:
- ¿Cuánto hemos facturado y cuánto hemos cobrado?
- ¿Qué parte del despacho está en riesgo de impago o de cobro lento?
- ¿Qué se debería haber facturado ya (y no se ha emitido o se emitió mal)?
- ¿Qué podemos esperar cobrar en las próximas 4–6 semanas según propuestas cerradas?
Este ritual funciona especialmente bien cuando participan gerencia + administración/cobros + un socio responsable, porque el cuadro de mando te dice “qué pasa”, pero las decisiones (condiciones, prioridades, llamadas, paradas) las toman personas.
El cuadro de mando mínimo en Power BI: 1 página, 7 KPIs
Piensa en un dashboard que puedas abrir en una reunión y que no admita excusas. Mis 7 básicos para un despacho de tu tamaño:
- Facturación emitida (semana / mes acumulado)
- Cobro en banco (semana / mes acumulado)
- Cobrabilidad (%) = Cobrado / Facturado (en el periodo que definas)
- Deuda vencida por tramos (0–30 / 31–60 / 61–90 / +90 días)
- Top deudores y concentración (los 10 clientes que más riesgo te generan)
- Facturas con fricción: rechazadas, devueltas, rectificadas (síntoma de “facturas no revisadas”)
- Previsión de facturación (próximas 4–6 semanas) basada en propuestas cerradas
El detalle clave: el banco manda
Tu ERP puede estar perfecto o regular. Pero para control semanal, lo que no entra en banco no existe. Por eso, el salto de calidad es conciliar (aunque sea de forma simple) facturación emitida con cobros bancarios: te permite ver rápido qué está “pendiente” y desde cuándo.
Cobrabilidad: el KPI que separa despachos sanos de despachos “estresados”
La cobrabilidad parece obvia hasta que cae. Y cuando cae, normalmente no es por una gran catástrofe: suele ser por suma de pequeñas cosas:
- Facturas emitidas tarde.
- Facturas mal revisadas (y el cliente las rechaza).
- Nadie hace seguimiento con criterio (“ya pagarán”).
- Se acumula deuda pequeña hasta que se convierte en un problema grande.
Lo que debes añadir sí o sí: clasificación A/B/C de clientes
Aunque sea sencillo, te cambia el juego:
- A (fiables): pagan en plazo, baja fricción.
- B (a vigilar): pagan, pero tarde o con recordatorios.
- C (riesgo): historial de rechazos, retrasos largos o discusión de facturas.
No es burocracia: es priorización. El objetivo es que la gerencia sepa en 10 segundos dónde hay que intervenir.
Previsión: útil solo si la comparas con el cobro real
Tu enfoque es el correcto: la previsión nace cuando se cierra una propuesta/presupuesto. Perfecto. Pero hay una trampa: si no comparas previsión con cobro real, la previsión se convierte en ilusión optimista.
En el dashboard, pon la previsión como un embudo simple:
- Propuestas cerradas (importe esperado)
- Facturación emitida (lo que ya “activaste”)
- Cobrado (lo que realmente entró)
La conversación semanal entonces cambia: deja de ser “vamos bien” y pasa a “¿por qué esto que estaba previsto no se ha convertido en cobro?”.
Tres modelos de facturación y qué debes vigilar en cada uno
Me pediste que el artículo incluya los tres, sin volverse técnico. Aquí va el control “de gerente”:
1) Por horas
Riesgo típico: el despacho trabaja… pero no convierte trabajo en factura a tiempo.
Qué vigilar semanalmente:
- % de facturación emitida vs “lo que ya debería haberse emitido” según avance del asunto (aunque sea por criterio del responsable).
- Retrasos recurrentes por falta de validación o cierre de tiempos.
2) Iguala / recurrente
Riesgo típico: la iguala “entra”, pero el cobro se relaja y aparecen meses con cobro irregular.
Qué vigilar:
- Cobros recurrentes esperados vs cobros reales.
- Clientes con variación de comportamiento (antes pagaban el 5, ahora el 25).
3) Precio cerrado
Riesgo típico: facturas ligadas a hitos que se emiten tarde o mal, y el cliente discute.
Qué vigilar:
- Calendario de hitos facturables (aunque sea básico).
- Ratio de “facturas con fricción” (rechazos/rectificativas) porque aquí duele mucho.
Qué puedes hacer esta semana
- Define tus 7 KPIs (los de arriba) y congélalos: no añadas más.
- Pide dos exportaciones semanales: facturas emitidas (ERP) + movimientos de banco.
- Crea una primera conciliación “simple”: por cliente + importes + fechas (aunque sea aproximada al inicio).
- Añade una columna A/B/C a clientes (a mano si hace falta) y muéstralo en el dashboard.
- Implanta el ritual: 30 minutos semanales con 3 decisiones obligatorias:
- 3 clientes a perseguir
- 3 facturas a corregir/emitir
- 1 ajuste de proceso para que no se repita
Cierre
Cuando un despacho crece, el problema no es “tener Power BI”. El problema es mirar lo correcto con una cadencia fija y tomar decisiones incómodas a tiempo.
En próximos artículos podemos bajar al barro de verdad: cómo montar la conciliación banco–ERP sin sufrir, cómo diseñar el modelo de datos mínimo y cómo automatizar alertas (sin montar una consultora dentro del despacho).